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D.P.R. 28 dicembre 2000, n.
445.
Testo unico delle
disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione
amministrativa. (Testo A).
Vista l'articolo 87, comma quinto, della
costituzione;
Visto l'articolo 7 della legge 8 marzo 1999, n. 50,
come modificato dall'articolo 1, comma 6, lettera e), della legge
24 novembre 2000, n. 340;
Visto il punto 4) dell'allegato 3 della legge 8 marzo
1999, n. 50;
Visto il decreto legislativo recante testo unico
delle disposizioni legislative in materia di documentazione
amministrativa;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica
recante il testo unico delle disposizioni regolamentari in materia di
documentazione amministrativa;
Viste le preliminari deliberazioni del Consiglio dei
Ministri, adottate nelle riunioni del 25 agosto 2000 e del 6 ottobre
2000;
Visto il parere della Conferenza Stato-città, ai
sensi dell'articolo 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281,
espresso nella riunione del 14 settembre 2000;
Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso
dalla Sezione consultiva per gli alti normativi nell'adunanza del 18
settembre 2000;
Acquisito il parere delle competenti Commissioni
della Camera dei deputati e del Senato della Repubblica;
Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri,
adottata nella riunione del 15 dicembre 2000;
Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei
Ministri e del Ministro per la funzione pubblica, di concerto con i
Ministri dell'interno e della giustizia;
Emana il seguente decreto:
Capo I - Definizioni e àmbito
di applicazione
Articolo 1 (R)
Definizioni.
1. Ai fini del presente testo unico si intende per:
a) DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni
rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche
interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini
dell'attività amministrativa. Le relative modalità di trasmissione
sono quelle indicate al capo II, sezione III del presente testo unico.
b) DOCUMENTO INFORMATICO la rappresentazione
informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
c) DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO ogni documento
munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo,
magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione italiana o di
altri Stati, che consente l'identificazione personale del titolare.
d) DOCUMENTO D'IDENTITÀ la carta di identità ed
ogni altro documento munito di fotografia rilasciato, su supporto
cartaceo, magnetico o informatico, dall'amministrazione competente dello
Stato italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di
dimostrare l'identità personale del suo titolare.
e) DOCUMENTO D'IDENTITÀ ELETTRONICO il documento
analogo alla carta d'identità elettronica rilasciato dal comune fino al
compimento del quindicesimo anno di età.
f) CERTIFICATO il documento rilasciato da una
amministrazione pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione e
partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in
albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti
titolari di funzioni pubbliche.
g) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE il
documento, sottoscritto dall'interessato, prodotto in sostituzione dei
certificati di cui alla lettera f).
h) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETÀ
il documento, sottoscritto dall'interessato, concernente stati, qualità
personali e fatti, che siano a diretta conoscenza di questi, resa nelle
forme previste dal presente testo unico.
i) AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONE
l'attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione
è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità
della persona che sottoscrive.
l) LEGALIZZAZIONE DI FIRMA l'attestazione
ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra
atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell'autenticità della
firma stessa.
m) LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIA l'attestazione,
da parte di una pubblica amministrazione competente, che un'immagine
fotografica corrisponde alla persona dell'interessato.
n) FIRMA DIGITALE il risultato della procedura
informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a
coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore
tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica,
rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e
l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti
informatici.
o) AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI le amministrazioni
e, nei rapporti con l'utenza, i gestori di pubblici servizi che ricevono
le dichiarazioni sostitutive di cui alle lettere g) e h) o
provvedono agli accertamenti d'ufficio ai sensi dell'art. 43.
p) AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI le
amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che detengono nei propri
archivi le informazioni e i dati contenuti nelle dichiarazioni
sostitutive, o richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti
ai sensi degli articoli 43 e 71.
q) GESTIONE DEI DOCUMENTI l'insieme delle attività
finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione,
organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi
formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'àmbito del sistema di
classificazione d'archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi
informativi automatizzati.
r) SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di
comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle
amministrazioni per la gestione dei documenti.
s) SEGNATURA DI PROTOCOLLO l'apposizione o
l'associazione, all'originale del documento, in forma permanente e non
modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso.
Articolo 2 (L)
Oggetto.
1. Le norme del presente testo unico disciplinano la
formazione, il rilascio, la tenuta e la conservazione, la gestione, la
trasmissione di atti e documenti da parte di organi della pubblica
amministrazione; disciplinano altresì la produzione di atti e documenti
agli organi della pubblica amministrazione nonché ai gestori di
pubblici servizi nei rapporti tra loro e in quelli con l'utenza, e ai
privati che vi consentono. Le norme concernenti i documenti informatici
e la firma digitale, contenute nel capo II, si applicano anche nei
rapporti tra privati come previsto dall'articolo 15, comma 2 della legge
15 marzo 1997, n. 59.
Articolo 3 (R)
Soggetti.
1. Le disposizioni del presente testo unico si
applicano ai cittadini italiani e dell'Unione europea, alle persone
giuridiche, alle società di persone, alle pubbliche amministrazioni e
agli enti, alle associazioni e ai comitati aventi sede legale in Italia
o in uno dei Paesi dell'Unione europea.
2. I cittadini di Stati non appartenenti all'Unione
regolarmente soggiornanti in Italia, possono utilizzare le dichiarazioni
sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 limitatamente agli stati, alle
qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili da parte di
soggetti pubblici italiani, fatte salve le speciali disposizioni
contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina
dell'immigrazione e la condizione dello straniero.
3. Al di fuori dei casi previsti al comma 2, i
cittadini di Stati non appartenenti all'Unione autorizzati a soggiornare
nel territorio dello Stato possono utilizzare le dichiarazioni
sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 nei casi in cui la produzione
delle stesse avvenga in applicazione di convenzioni internazionali fra
l'Italia ed il Paese di provenienza del dichiarante.
4. Al di fuori dei casi di cui ai commi 2 e 3 gli
stati, le qualità personali e i fatti, sono documentati mediante
certificati o attestazioni rilasciati dalla competente autorità dello
Stato estero, corredati di traduzione in lingua italiana autenticata
dall'autorità consolare italiana che ne attesta la conformità
all'originale, dopo aver ammonito l'interessato sulle conseguenze penali
della produzione di atti o documenti non veritieri.
Articolo 4 (R)
Impedimento alla sottoscrizione e alla dichiarazione.
1. La dichiarazione di chi non sa o non può firmare
è raccolta dal pubblico ufficiale previo accertamento dell'identità
del dichiarante. Il pubblico ufficiale attesta che la dichiarazione è
stata a lui resa dall'interessato in presenza di un impedimento a
sottoscrivere. (R)
2. La dichiarazione nell'interesse di chi si trovi in
una situazione di impedimento temporaneo, per ragioni connesse allo
stato di salute, è sostituita dalla dichiarazione, contenente espressa
indicazione dell'esistenza di un impedimento, resa dal coniuge o, in sua
assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente in linea
retta o collaterale fino al terzo grado, al pubblico ufficiale, previo
accertamento dell'identità del dichiarante. (R)
3. Le disposizioni del presente articolo non si
applicano in materia di dichiarazioni fiscali. (R).
Articolo 5 (L)
Rappresentanza legale.
1. Se l'interessato è soggetto alla potestà dei
genitori, a tutela, o a curatela, le dichiarazioni e i documenti
previsti dal presente testo unico sono sottoscritti rispettivamente dal
genitore esercente la potestà, dal tutore, o dall'interessato stesso
con l'assistenza del curatore.
Capo II - Documentazione
amministrativa
Sezione I - Documenti
amministrativi e atti pubblici
Articolo 6 (L-R)
Riproduzione e conservazione di documenti.
1. Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno
facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri
archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di
cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro
riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro
mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. (L)
2. Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei
documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti, sia ai fini
amministrativi che probatori, anche se realizzati su supporto ottico
quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche
dettate dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione.
(L)
3. I limiti e le modalità tecniche della
riproduzione e dell'autenticazione dei documenti di cui al comma 1, su
supporto fotografico o con altro mezzo tecnico idoneo a garantire la
conformità agli originali, sono stabiliti con decreto del Presidente
del Consiglio dei Ministri.
4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del
Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle
amministrazioni pubbliche e sugli archivi privati dichiarati di notevole
interesse storico, ai sensi delle disposizioni del Capo II del decreto
legislativo 29 ottobre 1999, n. 490.
Articolo 7 (L)
Redazione e stesura di atti pubblici.
1. I decreti, gli atti ricevuti dai notai, tutti gli
altri atti pubblici, e le certificazioni sono redatti, anche
promiscuamente, con qualunque mezzo idoneo, atto a garantirne la
conservazione nel tempo.
2. Il testo degli atti pubblici comunque redatti non
deve contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni
o abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni, acronimi, ed espressioni in
lingua straniera, di uso comune. Qualora risulti necessario apportare
variazioni al testo, si provvede in modo che la precedente stesura resti
leggibile.
Sezione II - Documento
informatico
Articolo 8 (R)
Documento informatico.
1. Il documento informatico da chiunque formato, la
registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti
telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se
conformi alle disposizioni del presente testo unico.
2. Le regole tecniche per la formazione, la
trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la
validazione, anche temporale, dei documenti informatici sono definite
con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sentiti l'Autorità
per l'informatica nella pubblica amministrazione e il Garante per la
protezione dei dati personali. Esse sono adeguate alle esigenze dettate
dall'evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con
cadenza almeno biennale.
3. Con il medesimo decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri sono definite le misure tecniche, organizzative e
gestionali volte a garantire l'integrità, la disponibilità e la
riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico
anche con riferimento all'eventuale uso di chiavi biometriche di cui
all'articolo 22, lettera e).
4. Restano ferme le disposizioni di legge sulla
tutela della riservatezza dei dati personali.
Articolo 9 (R)
Documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni.
1. Gli atti formati con strumenti informatici, i dati
e i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, costituiscono
informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su
diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti
dalla legge.
2. Nelle operazioni riguardanti le attività di
produzione, immissione, conservazione, riproduzione e trasmissione di
dati, documenti ed atti amministrativi con sistemi informatici e
telematici, ivi compresa l'emanazione degli atti con i medesimi sistemi,
devono essere indicati e resi facilmente individuabili sia i dati
relativi alle amministrazioni interessate sia il soggetto che ha
effettuato l'operazione.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono a definire
e a rendere disponibili per via telematica moduli e formulari
elettronici validi ad ogni effetto di legge.
4. Le regole tecniche in materia di formazione e
conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
sono definite dall'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione d'intesa con il Ministero per i beni e le attività
culturali e, per il materiale classificato, con le Amministrazioni della
difesa, dell'interno e delle finanze, rispettivamente competenti.
Articolo 10 (R)
Forma ed efficacia del documento informatico.
1. Il documento informatico sottoscritto con firma
digitale, redatto in conformità alle regole tecniche di cui
all'articolo 8, comma 2 e per le pubbliche amministrazioni, anche di
quelle di cui all'articolo 9, comma 4, soddisfa il requisito legale
della forma scritta e ha efficacia probatoria ai sensi dell'articolo
2712 del Codice civile.
2. Gli obblighi fiscali relativi ai documenti
informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono
assolti secondo le modalità definite con decreto del Ministro delle
finanze.
3. Il documento informatico, sottoscritto con firma
digitale ai sensi dell'articolo 23, ha efficacia di scrittura privata ai
sensi dell'articolo 2702 del codice civile.
4. Il documento informatico redatto in conformità
alle regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2 soddisfa l'obbligo
previsto dagli articoli 2214 e seguenti del codice civile e da ogni
altra analoga disposizione legislativa o regolamentare.
Articolo 11 (R)
Contratti stipulati con strumenti informatici o per
via telematica.
1. I contratti stipulati con strumenti informatici o
per via telematica mediante l'uso della firma digitale secondo le
disposizioni del presente testo unico sono validi e rilevanti a tutti
gli effetti di legge.
2. Ai contratti indicati al comma 1 si applicano le
vigenti disposizioni in materia di contratti negoziati al di fuori dei
locali commerciali.
Articolo 12 (R)
Pagamenti informatici.
1. Il trasferimento elettronico dei pagamenti tra
privati, pubbliche amministrazioni e tra queste e soggetti privati è
effettuato secondo le regole tecniche definite col decreto di cui
all'articolo 8, comma 2.
Articolo 13 (R)
Libri e scritture.
1. I libri, i repertori e le scritture, ivi compresi
quelli previsti dalla legge sull'ordinamento del notariato e degli
archivi notarili, di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere
formati e conservati su supporti informatici in conformità alle
disposizioni del presente testo unico e secondo le regole tecniche
definite col decreto di cui all'articolo 8, comma 2.
Sezione III - Trasmissione di
documenti
Articolo 14 (R)
Trasmissione del documento informatico.
1. Il documento informatico trasmesso per via
telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario, se trasmesso
all'indirizzo elettronico da questi dichiarato.
2. La data e l'ora di formazione, di trasmissione o
di ricezione di un documento informatico, redatto in conformità alle
disposizioni del presente testo unico e alle regole tecniche di cui agli
articoli 8, comma 2 e 9, comma 4, sono opponibili ai terzi.
3. La trasmissione del documento informatico per via
telematica, con modalità che assicurino l'avvenuta consegna, equivale
alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla
legge.
Articolo 15 (L)
Trasmissione dall'estero di atti agli uffici di stato
civile.
1. In materia di trasmissione di atti o copie di atti
di stato civile o di dati concernenti la cittadinanza da parte delle
rappresentanze diplomatiche e consolari italiane, si osservano le
disposizioni speciali sulle funzioni e sui poteri consolari.
Articolo 16 (R)
Riservatezza dei dati personali contenuti nei
documenti trasmessi.
1. Al fine di tutelare la riservatezza dei dati
personali di cui agli articoli 22 e 24 della legge 31 dicembre 1996, n.
675, i certificati ed i documenti trasmessi ad altre pubbliche
amministrazioni possono contenere soltanto le informazioni relative a
stati, fatti e qualità personali previste da legge o da regolamento e
strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le
quali vengono acquisite.
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