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D.P.R. 28-12-2000 n. 444
Disposizioni regolamentari in materia di
documentazione amministrativa. (Testo C).Pubblicato nella Gazz. Uff. 20
febbraio 2001, n. 42, S.O.
PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
Visto l'articolo 87, comma quinto, della
Costituzione;
Visto l'articolo 17, comma 2, della legge 23 agosto
1988, n. 400;
Visto l'articolo 7, comma 2, della legge 8 marzo
1999, n. 50, come modificato dall'articolo 1, comma 6, lettera e),
della legge 24 novembre 2000, n. 340;
Visto il punto 4) dell'allegato 3 della legge 8 marzo
1999, n. 50;
Viste le preliminari deliberazioni del Consiglio dei
Ministri, adottate nelle riunioni del 25 agosto 2000 e del 6 ottobre
2000;
Visto il parere della Conferenza Stato-città, ai
sensi dell'articolo 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281,
espresso nella riunione del 14 settembre 2000;
Udito il parere del Consiglio di stato, espresso
dalla Sezione consultiva per gli atti normativi nell'adunanza del 18
settembre 2000;
Acquisito il parere delle competenti Commissioni
della Camera dei deputati e del Senato della Repubblica;
Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri,
adottata nella riunione del 15 dicembre 2000;
Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei
Ministri e del Ministro per la funzione pubblica, di concerto e con i
Ministri dell'interno e della giustizia;
Emana il seguente regolamento:
Capo I - Definizioni e ambito di applicazione
Articolo 1 (R)
Definizioni.
1.Ai fini del presente testo unico si intende per :
a) Documento amministrativo ogni
rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche
interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini
dell'attività amministrativa. Le relative modalità di trasmissione
sono quelle indicate al capo II, sezione III del presente testo unico.
b) Documento informatico la rappresentazione
informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
c) Documento di riconoscimento ogni documento
munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo,
magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione italiana o di
altri Stati, consente l'identificazione personale del titolare.
d) Documento d'identità la carta d'identità ed
ogni altro documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su
supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica
amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati, con la
finalità prevalente di dimostrare l'identità personale del suo
titolare.
e) Documento d'identità elettronico il documento
analogo alla carta d'identità elettronica rilasciato dal comune fino al
compimento del quindicesimo anno di età.
f) Certificato il documento rilasciato da una
amministrazione pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione e
partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in
albi, elenchi e registi pubblici o comunque accertati da soggetti
titolari di funzioni pubbliche.
g) Dichiarazione sostitutiva di certificazione il
documento, sottoscritto dall'interessato, prodotto in sostituzione dei
certificati di cui alla lettera f).
h) Dichiarazione sostitutiva di atto di
notorietà il documento, sottoscritto dall'interessato, concernente
stati, qualità personali e fatti, che siano a diretta conoscenza di
questi, resa nelle forme previste dal presente testo unico.
i) Autenticazione di sottoscrizione
l'attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione
è stata sottoposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità
della persona che sottoscrive.
l) Legalizzazione di firma l'attestazione
ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra
atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell'autenticità della
firma stessa.
m) Legalizzazione di fotografia l'attestazione,
da parte di una pubblica amministrazione competente, che un'immagine
fotografica corrisponde alla persona dell'interessato.
n) Firma digitale il risultato della procedura
informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a
coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore
tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica,
rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e
l'integrità di un documento informatico di un insieme di documenti
informatici.
o) Amministrazioni procedenti le amministrazioni
e, nei rapporti con l'utenza, i gestori di pubblici servizi che ricevono
le dichiarazioni sostitutive di cui alle lettere g) e h) o
provvedono agli accertamenti d'ufficio ai sensi dell'art. 43.
p) Amministrazioni certificanti le
amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che detengono nei propri
archivi le informazioni e i dati contenuti nelle dichiarazioni
sostitutive, o richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti
ai sensi degli articoli 43 e 71.
q) Gestione dei documenti l'insieme delle
attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla
classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei
documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni,
nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato: essa è
effettuata mediante sistemi informativi automatizzati.
r) Sistema di gestione informatica dei documenti
l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di
comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle
amministrazioni per la gestione dei documenti.
s) Segnatura di protocollo l'apposizione o
l'associazione, all'originale del documento, in forma permanente e non
modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso.
Articolo 2 (L)
Oggetto.
(Vedi l'art. 2, D.Lgs. 28 dicembre 2000, n.
443).
Articolo 3 (R)
Soggetti.
1. Le disposizioni del presente testo unico si
applicano ai cittadini italiani e dell'Unione europea, alle persone
giuridiche, alle società di persone, alle pubbliche amministrazioni,
agli enti e alle associazioni e ai comitati aventi sede legale in Italia
o in uno dei Paesi dell'Unione europea.
2. I cittadini di Stati non appartenenti all'Unione
regolarmente soggiornanti in Italia, possono utilizzare le dichiarazioni
sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 limitatamente agli stati, alle
qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili da parte di
soggetti pubblici italiani, fatte salve le speciali disposizioni
contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina
dell'immigrazione e la condizione dello straniero.
3. Al di fuori dei casi previsti al comma 2, i
cittadini di Stati, appartenenti all'Unione autorizzati a soggiornare
nel territorio dello Stato possono utilizzare le dichiarazioni
sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 nei casi in cui la produzione
delle stesse avvenga in applicazione di convenzioni internazionali fra
l'Italia ed il Paese di provenienza del dichiarante.
4. Al di fuori dei casi di cui ai commi 2 e 3 gli
stati, le qualità personali e i fatti, sono documentati mediante
certificati o attestazioni rilasciati dalla competente autorità dello
Stato estero, corredati di traduzione in lingua italiana autenticata
dall'autorità consolare italiana che ne attesta la conformità
all'originale, dopo aver ammonito l'interessato sulle conseguenze penali
della produzione di atti o documenti non veritieri.
Articolo 4 (R)
Impedimento alla sottoscrizione e alla dichiarazione.
1.La dichiarazione di chi non sa o non può firmare
è raccolta dal pubblico ufficiale previo accertamento dell'identità
del dichiarante. Il pubblico ufficiale attesta che la dichiarazione è
stata a lui resa dall'interessato in presenza di un impedimento a
sottoscrivere.
2. La dichiarazione nell'interesse di chi si trovi in
una situazione di impedimento temporaneo, per ragioni connesse allo
stato di salute, è sostituita dalla dichiarazione, contenente espressa
indicazione dell'esistenza di un impedimento, resa dal coniuge o, in sua
assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente in linea
retta o collaterale fino al terzo grado, al pubblico ufficiale, previo
accertamento dell'identità del dichiarante.
3. Le disposizioni del presente articolo non si
applicano in materia di dichiarazioni fiscali.
Articolo 5 (L)
Rappresentanza legale.
(Vedi l'art. 5, D.Lgs. 28 dicembre 2000, n.
443).
Capo II - Documentazione amministrativa
Sezione I - Documenti amministrativi e atti pubblici
Articolo 6 (L-R)
Riproduzione di documenti.
1. (Vedi l'art. 6, comma 1, D.Lgs 28
dicembre 2000, n. 443).
2. (Vedi l'art. 6, comma 2, D.Lgs 28 dicembre
2000, n. 443).
3. I limiti e le modalità tecniche della
riproduzione e dell'autenticazione dei documenti di cui al comma 1, su
supporto fotografico o con altro mezzo tecnico idoneo a garantire la
conformità agli originali, sono stabiliti con decreto del Presidente
del Consiglio dei Ministri.
4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del
Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle
amministrazioni pubbliche e sugli archivi privati dichiarati di notevole
interesse storico, ai sensi delle disposizioni del Capo II del decreto
legislativo 29 ottobre 1999, n. 490.
Articolo 7 (L)
Redazione e stesura di atti pubblici.
(Vedi l'art. 7, D.Lgs 28 dicembre 2000,
n. 443).
Sezione II - Documento Informatico
Articolo 8 (R)
Documento informatico.
1. Il documento informatico da chiunque formato, la
registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti
telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se
conformi alle disposizioni del presente testo unico.
2. Le regole tecniche per la formazione, la
trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la
validazione, anche temporale, dei documenti informatici sono definite
con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sentite
l'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione e il
Garante per la protezione dei dati personali. Esse sono adeguate alle
esigenze dettate dall'evoluzione delle conoscenze scientifiche e
tecnologiche, con cadenza almeno biennale.
3. Con il medesimo decreto del Presidente del
consiglio dei Ministri sono definite le misure tecniche, organizzative e
gestionali volte a garantire l'integrità, la disponibilità e la
riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico
anche con riferimento all'eventuale uso di chiavi biometriche di cui
all'articolo 22, lettera e).
4. Restano ferme le disposizioni di legge sulla
tutela della riservatezza dei dati personali.
Articolo 9 (R)
Documenti informatici delle pubbliche amministrazioni.
1. Gli atti formati con strumenti informatici, i dati
e i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, costituiscono
informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su
diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti
dalla legge.
2. Nelle operazioni riguardanti le attività di
produzione, immissione, conservazione, riproduzione e trasmissione di
dati, documenti ed atti amministrativi con sistemi informatici e
telematici, ivi compresa l'emanazione degli atti con i medesimi sistemi,
devono essere indicati e resi facilmente individuabili sia i dati
relativi alle amministrazioni interessate sia il soggetto che ha
effettuato l'operazione.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono a definire
e a rendere disponibili per via telematica moduli e formulari
elettronici validi ad ogni effetto di legge.
4. Le regole tecniche in materia di formazione e
conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
sono definite dall'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione d'intesa con il Ministero per i beni e le attività
culturali e, per il materiale classificato, con le Amministrazioni della
difesa, dell'interno e delle finanze, rispettivamente competenti.
Articolo 10 (R)
Forma ed efficacia del documento informatico.
1. Il documento informatico sottoscritto con firma
digitale, redatto in conformità alle regole tecniche di cui
all'articolo 8, comma 2 e per le pubbliche amministrazioni, anche di
quelle di cui all'articolo 9, comma 4, soddisfa il requisito legale
della forma scritta e ha efficacia probatoria ai sensi dell'articolo
2712 del codice civile.
2. Gli obblighi fiscali relativi ai documenti
informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono
assolti secondo le modalità definite con decreto del Ministro delle
finanze.
3. Il documento informatico, sottoscritto con firma
digitale ai sensi dell'articolo 23, ha efficacia di scrittura privata ai
sensi dell'articolo 2702 del codice civile.
4. Il documento informatico redatto in conformità
alle regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2 soddisfa l'obbligo
previsto dagli articoli 2214 e seguenti del codice civile e da ogni
altra analoga disposizione legislativa e regolamentare.
Articolo 11 (R)
Contratti stipulati con strumenti informatici o per
via telematica.
1. I contratti stipulati con strumenti informatici o
per via telematica mediante l'uso della firma digitale secondo le
disposizioni del presente testo unico sono validi e rilevanti a tutti
gli effetti di legge.
2. Ai contratti indicati al comma 1 si applicano le
vigenti disposizioni in materia di contratti negoziati al di fuori dei
locali commerciali.
Articolo 12 (R)
Pagamenti informatici.
1. Il trasferimento elettronico dei pagamenti tra
privati, pubbliche amministrazioni e tra queste e soggetti privati è
effettuato secondo le regole tecniche definite col decreto di cui
all'articolo 8, comma 2.
Articolo 13 (R)
Libri e scritture.
1. I libri, i repertori e le scritture, ivi compresi
quelli previsti dalla legge sull'ordinamento del notariato e degli
archivi notarili, di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere
formati e conservati su supporti informatici in conformità alle
disposizioni del presente regolamento e secondo le regole tecniche
definite con decreto di cui all'articolo 8, comma 2.
Sezione III - Trasmissione di documenti
Articolo 14 (R)
Trasmissione del documento informatico.
1. Il documento informatico trasmesso per via
telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario, se trasmesso
all'indirizzo elettronico da questi dichiarato.
2. La data e l'ora di formazione, di trasmissione o
di ricezione di un documento informatico, redatto in conformità alle
disposizioni del presente testo unico e alle regole tecniche di cui agli
articoli 8, comma 2 e 9, comma 4, sono opponibili ai terzi.
3. La trasmissione del documento informatico per via
telematica, con modalità che assicurino l'avvenuta consegna, equivale
alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla
legge.
Articolo 15 (L)
Trasmissione dall'estero di atti agli uffici di stato
civile.
(Vedi l'art. 15, D.Lgs. 28 dicembre 2000, n.
443).
Articolo 16 (R)
Riservatezza dei dati personali contenuti nei
documenti trasmessi.
1. Al fine di tutelare la riservatezza dei dati
personali di cui agli articoli 22 e 24 della legge 31 dicembre 1996, n.
675, i certificati ed i documenti trasmessi ad altre pubbliche
amministrazioni possono contenere soltanto le informazioni relative a
stati, fatti e qualità personali previste da legge o da regolamento e
strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le
quali vengono acquisite.
2. Ai fini della dichiarazione di nascita il
certificato di assistenza al parto è sempre sostituito da una semplice
attestazione contenente i soli dati richiesti nei registri di nascita.
3. Ai fini statistici, i direttori sanitari inviano
copia del certificato di assistenza al parto, privo di elementi
identificativi diretti delle persone interessate, ai competenti enti ed
uffici del Sistema statistico nazionale, secondo modalità
preventivamente concordate. L'Istituto nazionale di statistica, sentito
il Ministero della sanità e il Garante per la protezione dei dati
personali, determina nuove modalità tecniche e procedure per la
rilevazione dei dati statistici di base relativi agli eventi di nascita
e per l'acquisizione dei dati relativi ai nati affetti da malformazioni
e ai nati morti nel rispetto dei princìpi contenuti nelle disposizioni
di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
Articolo 17 (R)
Segretezza della corrispondenza trasmessa per via
telematica.
1. Gli addetti alle operazioni di trasmissione per
via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti
informatici non possono prendere cognizione della corrispondenza
telematica, duplicare con qualsiasi mezzo e cedere a terzi a qualsiasi
titolo informazioni anche in forma sintetica o per estratto
sull'esistenza o sul contenuto di corrispondenza, comunicazioni o
messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di
informazioni per loro natura o per espressa indicazione del mittente
destinate ad essere rese pubbliche.
2. Agli effetti del presente testo unico, gli atti, i
dati e i documenti trasmessi per via telematica si considerano, nei
confronti del gestore del sistema di trasporto delle informazioni, di
proprietà del mittente sino a che non sia avvenuta la consegna al
destinatario
Sezione IV - Copie autentiche, autenticazione di
sottoscrizioni
Articolo 18 (L-R)
Copie autentiche.
1. (Vedi l'art. 18, comma 1, D.Lgs. 28
dicembre 2000, n. 443).
2. (Vedi l'art. 18, comma 2, D.Lgs. 28
dicembre 2000, n. 443).
3. Nei casi in cui l'interessato debba presentare
alle amministrazioni o ai gestori di pubblici esercizi copia autentica
di un documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal
responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente
a ricevere la documentazione, su esibizione dell'originale e senza
l'obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente.
In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel
procedimento in corso.
Articolo 19 (R)
Modalità alternative all'autenticazione di copie.
1. La dichiarazione sostitutiva dell'atto di
notorietà di cui all'articolo 47 può riguardare anche il fatto che la
copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una
pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia
di titoli di studio o di servizio sono conformi all'originale. Tale
dichiarazione può altresì riguardare la conformità all'originale
della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente
conservati dai privati.
Articolo 20 (R)
Copie di atti e documenti informatici.
1. I duplicati, le copie, gli estratti del documento
informatico, anche se riprodotti su diversi tipi di supporto, sono
validi a tutti gli effetti se conformi alle disposizioni del presente
testo unico.
2. I documenti informatici contenenti copia e
riproduzione di atti pubblici, scritture private e documenti in genere,
compresi gli atti e i documenti amministrativi di ogni tipo, spediti o
rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali,
hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice
civile, se ad essi è apposta o associata la firma digitale di colui che
li spedisce o rilascia, secondo le disposizioni del presente testo
unico.
3. Le copie su supporto informatico di documenti,
formati in origine su supporto cartaceo o, comunque, non informatico,
sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono
tratte se la loro conformità all'originale è autenticata da un notaio
o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione
allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole
tecniche di cui all'articolo 8, comma 2.
4. La spedizione o il rilascio di copie di atti e
documenti di cui al comma 2 esonera dalla produzione e dalla esibizione
dell'originale formato su supporto cartaceo quando richieste ed ogni
effetto di legge.
5. Gli obblighi di conservazione e di esibizione di
documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a
tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le
procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate
nell'articolo 8, comma 2.
Articolo 21 (R)
Autenticazione delle sottoscrizioni.
1. L'autenticità della sottoscrizione di qualsiasi
istanza o dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà da produrre
agli organi della pubblica amministrazione, nonché ai gestori di
servizi pubblici è garantita con le modalità di cui all'art. 38, comma
2 e comma 3.
2. Se l'istanza o la dichiarazione sostitutiva di
atto di notorietà è presentata a soggetti diversi da quelli indicati
al comma 1 o a questi ultimi al fine della riscossione da parte di terzi
di benefìci economici, l'autenticazione redatta da un notaio,
cancelliere, segretario comunale, dal dipendente addetto a ricevere la
documentazione o altro dipendente incaricato dal sindaco: in tale ultimo
caso, l'autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione e il
pubblico ufficiale, che autentica, attesta che la sottoscrizione è
stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità del
dichiarante, indicando le modalità di identificazione, la data ed il
luogo di autenticazione, il proprio nome, cognome e la qualifica
rivestita, nonché apponendo la propria firma e il timbro dell'ufficio.
Sezione V - Firma digitale
Articolo 22 (R)
Definizioni.
1.Ai fini del presente Testo unico si intende:
a) per sistema di validazione, il sistema
informatico e crittografico in grado di generare ed apporre la firma
digitale o di verificarne la validità;
b) per chiavi asimmetriche, la copia di chiavi
crittografiche, una privata ed una pubblica, correlate tra loro, da
utilizzarsi nell'àmbito dei sistemi di validazione o di cifratura di
documenti informatici;
c) per chiave privata, l'elemento della coppia di
chiavi asimmetriche, destinato ad essere conosciuto soltanto dal
soggetto titolare, mediante il quale si appone la firma digitale sul
documento informatico o si decifra il documento informatico in
precedenza cifrato mediante la corrispondente chiave pubblica;
d) per chiave pubblica, l'elemento della copia di
chiavi asimmetriche destinato ad essere reso pubblico, con il quale si
verifica la firma digitale apposta sul documento informatico dal
titolare delle chiavi asimmetriche o si cifrano i documenti informatici
da trasmettere al titolare delle predette chiavi;
e) per chiave biometrica, la sequenza di codici
informatici utilizzati nell'àmbito di meccanismi di sicurezza che
impiegano metodi di verifica dell'identità personale basati su
specifiche caratteristiche fisiche dell'utente;
f) per certificazione, il risultato della
procedura informatica applicata alla chiave pubblica e rilevabile dai
sistemi di validazione, mediante la quale si garantisce la
corrispondenza biunivoca tra chiave pubblica e soggetto titolare cui
essa appartiene, si identifica quest'ultimo e si attesta il periodo di
validità e la predetta chiave ed il termine di scadenza del relativo
certificato, in ogni caso non superiore a tre anni;
g) per validazione temporale, il risultato della
procedura informatica, con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti
informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi;
h) per indirizzo elettronico l'identificatore di
una risorsa fisica o logica in grado di ricevere e registrare documenti
informatici;
i) per certificatore il soggetto pubblico o
privato che effettua la certificazione, rilascia il certificato della
chiave pubblica, lo pubblica unitamente a quest'ultima, pubblica ed
aggiorna gli elenchi dei certificati sospesi e revocati;
l) per revoca del certificato, l'operazione con
cui il certificatore annulla la validità del certificato da un dato
momento, non retroattivo, in poi;
m) per sospensione del certificato, l'operazione
con cui il certificatore sospende la validità del certificato per un
determinato periodo di tempo;
n) per validità del certificato, l'efficacia e
l'opponibilità al titolare della chiave pubblica, dei dati in esso
contenuti;
o) per regole tecniche, le specifiche di
carattere tecnico, ivi compresa ogni disposizione che ad esse si
applichi.
Articolo 23 (R)
Firma digitale.
1. A ciascun documento informatico, o a un gruppo di
documenti informatici, nonché al duplicato o copia di essi, può essere
apposta, o associata con separata evidenza informatica, una firma
digitale.
2. L'apposizione o l'associazione della firma
digitale al documento informatico equivale alla sottoscrizione prevista
per gli atti e documenti in forma scritta su supporto cartaceo.
3. La firma digitale deve riferirsi in maniera
univoca ed un solo soggetto ed al documento o all'insieme di documenti
cui è apposta o associata.
4. Per la generazione della firma digitale deve
adoperarsi una chiave privata la cui corrispondente chiave pubblica non
risulti scaduta di validità ovvero non risulti revocata o sospesa ed
opera del soggetto pubblico o privato che l'ha certificato.
5. L'uso della firma apposta o associata mediante una
chiave revocata, scaduta o sospesa equivale a mancata sottoscrizione. La
revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento
della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la
sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le
parti interessate.
6. L'apposizione di firma digitale integra e
sostituisce, ad ogni fine previsto dalla normativa vigente,
l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di
qualsiasi genere.
7. Attraverso la firma digitale devono potersi
rilevare nei modi e con le tecniche definiti con il decreto di cui
all'articolo 8, comma 2, gli elementi identificativi del soggetto
titolare della firma, del soggetto che l'ha certificata e del registro
su cui essa è pubblicata per la consultazione.
Articolo 24 (R)
Firma digitale autentica.
1. Si ha riconosciuta, ai sensi dell'articolo 2703
del codice civile, la firma digitale, la cui apposizione è autenticata
dal notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato.
2. L'autenticazione della firma digitale consiste
nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma
digitale è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo
accertamento della sua identità personale, della validità della chiave
utilizzata e del fatto che il documento sottoscritto risponde alla
volontà della parte e non è in contrasto con l'ordinamento giuridico
ai sensi dell'articolo 28, primo comma, n. 1 della legge 6 febbraio
1913, n. 89.
3. L'apposizione della firma digitale da parte del
pubblico ufficiale integra e sostituisce ad ogni fine di legge la
apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi comunque
previsti.
4. Se al documento informatico autenticato deve
essere allegato altro documento formato in originale su altro tipo di
supporto, il pubblico ufficiale può allegare copia informatica
autenticata dell'originale, secondo le disposizioni dell'articolo 20,
comma 3.
5. Ai fini e per gli effetti della presentazione di
istanze agli organi della pubblica amministrazione si considera apposta
in presenza del dipendente addetto la firma digitale inserita nel
documento informatico presentato o depositato presso pubbliche
amministrazioni.
6. La presentazione o il deposito di un documento per
via telematica o su supporto informatico ad una pubblica amministrazione
sono validi a tutti gli effetti di legge se vi sono apposte la firma
digitale e la validazione temporale a norma del presente testo unico.
Articolo 25 (R)
Firma di documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni.
1. In tutti i documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni la firma autografa o la firma, comunque prevista, è
sostituita dalla firma digitale, in conformità alle norme del presente
testo unico.
2. L'uso della firma digitale integra e sostituisce
ad ogni fine di legge l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri,
contrassegni e marchi comunque previsti.
Articolo 26 (R)
Deposito della chiave privata.
1. Il titolare della coppia di chiavi asimmetriche
può ottenere il deposito in forma segreta della chiave privata presso
un notaio o altro pubblico depositario autorizzato.
2. La chiave privata di cui si richiede il deposito
può essere registrata su qualsiasi tipo di supporto idoneo a cura del
depositante e deve essere consegnata racchiusa in un involucro sigillato
in modo che le informazioni non possano essere lette, conosciute od
estratte senza rotture od alterazioni.
3. Le modalità del deposito sono regolate dalle
disposizioni dell'articolo 605 del codice civile, in quanto applicabili.
Articolo 27 (R)
Certificazione delle chiavi.
1. Chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi
asimmetriche di cifratura con gli effetti di cui all'articolo 8, comma 1
deve munirsi di una idonea coppia di chiavi e rendere pubblica una di
esse mediante la procedura di certificazione.
2. Le chiavi pubbliche di cifratura sono custodite
per un periodo non inferiore a dieci anni a cura del certificatore e,
dal momento iniziale della loro valutabilità in forma telematica.
3. Salvo quanto previsto dall'articolo 29, le
attività di certificazione sono effettuate da certificatori inclusi,
sulla base di una dichiarazione anteriore all'inizio dell'attività, in
apposito elenco pubblico, consultabile in via telematica, predisposto
tenuto e aggiornato a cura dell'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione, e dotati dei seguenti requisiti, specificati
con il decreto di cui all'articolo 8, comma 2:
a) forma di società per azioni e capitale
sociale non inferiore a quello necessario ai fini dell'autorizzazione
all'attività bancaria, se soggetti privati;
b) possesso da parte dei rappresentanti legali e
dei soggetti preposti all'amministrazione, dei requisiti di onorabilità
richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di amministrazione,
direzione e controllo presso banche;
c) affidamento che, per competenza e esperienza,
i responsabili tecnici del certificatore e il personale addetto
all'attività di certificazione siano in grado di rispettare le norme
del presente testo unico e le regole tecniche di cui all'articolo 8,
comma 2;
d) qualità dei processi informatici e dei
relativi prodotti, sulla base di standard riconosciuti a livello
internazionale;
4. La procedura di certificazione di cui al comma 1
può essere svolta anche da un certificatore operante sulla base di
licenza o autorizzazione rilasciata da altro Stato membro dell'Unione
europea o dello Spazio economico europeo, sulla base di equivalenti
requisiti.
Articolo 28 (R)
Obblighi dell'utente e del certificatore.
1.Chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi
asimmetriche o della firma digitale, è tenuto ad adottare tutte le
misure organizzative e tecniche idonee ad evitare danno ad altri.
2. Il certificatore è tenuto a:
a) identificare con certezza la persona che fa
richiesta della certificazione;
b) rilasciare e rendere pubblico il certificato
avente le caratteristiche fissate con il decreto di cui all'articolo 8,
comma 2;
c) specificare, su richiesta dell'istante, e con
il consenso del terzo interessato, la sussistenza dei poteri di
rappresentanza o di altri titoli relativi all'attività professionale o
a cariche rivestite;
d) attenersi alle regole tecniche di cui
all'articolo 8, comma 2;
e) informare i richiedenti, in modo compiuto e
chiaro, sulla procedura di certificazione e sui necessari requisiti
tecnici per accedervi;
f) attenersi alle misure minime di sicurezza per
il trattamento dei dati personali, emanate ai sensi dell'articolo 15,
comma 2 della legge 31 dicembre 1996, n. 675;
g) non rendersi depositario di chiavi private;
h) procedere tempestivamente alla revoca od alla
sospensione del certificato in caso di richiesta da parte del titolare o
del terzo dal quale derivino i poteri di quest'ultimo, di perdita del
possesso della chiave, di provvedimento dell'autorità, di acquisizione
della conoscenza di cause limitative della capacità del titolare, si
sospetti abusi o falsificazioni;
i) dare immediata pubblicazione della revoca e
della sospensione della copia di chiavi asimmetriche;
l) dare immediata comunicazione all'Autorità per
l'informatica nella pubblica amministrazione ed agli utenti, con
preavviso di almeno sei mesi, della cessazione dell'attività e della
conseguente rilevazione della documentazione da parte di altro
certificatore o del suo annullamento.
Articolo 29 (R)
Chiavi di cifratura della pubblica amministrazione.
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono
autonomamente, con riferimento al proprio ordinamento, alla generazione,
alla conservazione, alla certificazione ed all'utilizzo delle chiavi
pubbliche di competenza.
2. Con il decreto di cui all'articolo 8 sono
disciplinate le modalità di formazione, di pubblicità, di
conservazione, certificazione e di utilizzo delle chiavi pubbliche delle
pubbliche amministrazioni.
3. Le chiavi pubbliche dei pubblici ufficiali non
appartenenti alla pubblica amministrazione sono certificate e pubblicate
autonomamente in conformità alle leggi ed ai regolamenti che
definiscono l'uso delle firme autografe nell'àmbito dei rispettivi
ordinamenti giuridici.
4. Le chiavi pubbliche di ordini ed albi
professionali legalmente riconosciuti e dei loro legali rappresentanti
sono certificate e pubblicate a cura del Ministero della giustizia o
suoi delegati.
Sezione VI - Legalizzazione di firme e di fotografie
Articolo 30 (L)
Modalità per la legalizzazione di firme.
(Vedi l'art. 30, D.Lgs. 28 dicembre 2000, n.
443).
Articolo 31 (L)
Atti non soggetti a legalizzazione.
(Vedi l'art. 31, D.Lgs. 28 dicembre 2000, n.
443).
Articolo 32 (L)
Legalizzazione di firme di capi di scuole parificate o
legalmente riconosciute.
(Vedi l'art. 32, D.Lgs. 28 dicembre 2000, n.
443).
Articolo 33 (L)
Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero.
(Vedi l'art. 33, D.Lgs. 28 dicembre 2000, n.
443).
Articolo 34 (L)
Legalizzazione di fotografie.
(Vedi l'art. 34, D.Lgs. 28 dicembre 2000, n.
443).
Sezione VII - Documenti di riconoscimento e di
identità
Articolo 35 (L-R)
Documenti di identità e di riconoscimento.
1. In tutti i casi in cui nel presente testo unico
viene richiesto un documento di identità, esso può sempre essere
sostituito dal documento di riconoscimento equipollente ai sensi del
comma 2.
2. Sono equipollenti alla carta di identità il
passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di
pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti
termici, il porto d'armi, le tessere di riconoscimento, purché munite
di fotografia e di timbro, o di altra segnatura equivalente, rilasciate
da una amministrazione dello Stato.
3. (Vedi l'art. 35, comma 3, D.Lgs. 28
dicembre 2000, n. 443).
Articolo 36 (L)
Carta d'identità o documenti elettronici.
(Vedi l'art. 36, D.Lgs. 28 dicembre 2000, n.
443).
Sezione VIII - Regime fiscale
Articolo 37 (L)
Esenzioni fiscali.
(Vedi l'art. 37, D.Lgs. 28 dicembre 2000, n.
443).
Capo III - Semplificazione della documentazione
amministrativa
Sezione I - Istanze e dichiarazioni da presentare alla
pubblica amministrazione
Articolo 38 (L-R)
Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze.
1. (Vedi l'art. 38, comma 1, D.Lgs. 28
dicembre 2000, n. 443).
2. Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto
di notorietà inviate per via telematica sono valide se sottoscritte
mediante la firma digitale o quando il sottoscrittore è identificato
dal sistema informatico con l'uso della carta di identità elettronica.
3. (Vedi l'art. 38, comma 3, D.Lgs. 28
dicembre 2000, n. 443).
Articolo 39 (L)
Domande per la partecipazione a concorsi pubblici.
(Vedi l'art. 39, D.Lgs. 28 dicembre 2000, n.
443).
Sezione II - Certificati
Articolo 40 (L)
Certificazioni contestuali.
(Vedi l'art. 40, D.Lgs. 28 dicembre 2000, n.
443).
Articolo 41 (L)
Validità dei certificati.
(Vedi l'art. 41, D.Lgs. 28 dicembre 2000, n.
443).
Articolo 42 (R)
Certificati di abilitazione.
1. Tutti i titoli di abilitazione rilasciati al
termine di corsi di formazione o di procedimenti autorizzatori
all'esercizio di determinate attività, ancorché definiti
"certificato", sono denominati rispettivamente
"diploma" o "patentino".
Sezione III - Acquisizione diretta di documenti
Articolo 43 (L-R)
Accertamenti d'ufficio.
1. Le amministrazioni pubbliche e i gestori di
pubblici servizi non possono richiedere atti o certificati concernenti
stati, qualità personali e fatti che risultino elencati all'art. 46,
che siano attestati in documenti già in loro possesso o che comunque
esse stesse siano tenute a certificare. In luogo di tali atti o
certificati i soggetti indicati nel presente comma sono tenuti ad
acquisire d'ufficio le relative informazioni, previa indicazione, da
parte dell'interessato, dell'amministrazione competente e degli elementi
indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati
richiesti ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta
dall'interessato. (R)
2. (Vedi l'art. 43, comma 2, D.Lgs. 28
dicembre 2000, n. 443).
3. Quando l'amministrazione procedente opera
l'acquisizione d'ufficio ai sensi del precedente comma, può procedere
anche per fax e via telematica.
4. Al fine di agevolare l'acquisizione d'ufficio di
informazioni e dati relativi a stati, qualità personali e fatti,
contenuti in albi, elenchi o pubblici registri, le amministrazioni
certificanti sono tenute a consentire alle amministrazioni procedenti,
senza oneri, la consultazione per via telematica dei loro archivi
informatici, nel rispetto della riservatezza dei dati personali.
5. In tutti i casi in cui l'amministrazione
procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati,
qualità personali e fatti presso l'amministrazione competente per la
loro certificazione, il rilascio e l'acquisizione del certificato non
sono necessari e le suddette informazioni sono acquisite, senza oneri,
con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di
provenienza.
6. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica
amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico o informatico
idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito
della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da
quella del documento originale.
Articolo 44 (R)
Acquisizione di estratti degli atti dello stato
civile.
1. Gli estratti degli atti di stato civile sono
richiesti esclusivamente per i procedimenti che riguardano il
cambiamento di stato civile e, ove formati o tenuti dagli uffici dello
stato civile in Italia o dalle autorità consolari italiane all'estero,
vengono acquisiti d'ufficio.
2. Al di fuori delle ipotesi di cui al comma 1 le
amministrazioni possono provvedere all'acquisizione d'ufficio degli
estratti solo quando ciò sia indispensabile.
Sezione IV - Esibizione di documento
Articolo 45 (L-R)
Documentazione mediante esibizione.
1. (Vedi l'art. 45, comma 1, D.Lgs. 28
dicembre 2000, n. 443).
2. Nei casi in cui l'amministrazione procedente
acquisisce informazioni relative a stati, qualità personali e fatti
attraverso l'esibizione da parte dell'interessato di un documento di
identità o di riconoscimento in corso di validità, la registrazione
dei dati avviene attraverso l'acquisizione della copia fotostatica non
autenticata del documento stesso.
3. Qualora l'interessato sia in possesso di un
documento di identità o di riconoscimento non in corso di validità,
gli stati, le qualità personali e i fatti in esso contenuti possono
essere comprovati mediante esibizione dello stesso, purché
l'interessato dichiari, in calce alla fotocopia del documento, che i
dati contenuti nel documento non hanno subìto variazioni dalla data del
rilascio.
Sezione V - Norme in materia di dichiarazioni
sostitutive
Articolo 46 (R)
Dichiarazioni sostitutive di certificazioni.
1. Sono comprovati con dichiarazioni, anche
contestuali all'istanza, sottoscritte dall'interessato e prodotte in
sostituzione delle normali certificazioni i seguenti stati, qualità
personali e fatti:
a) data e il luogo di nascita;
b) residenza;
c) cittadinanza;
d) godimento dei diritti civili e politici;
e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato
libero;
f) stato di famiglia
g) esistenza in vita;
h) nascita del figlio, decesso del coniuge,
dell'ascendente o discendente;
i) iscrizione in albi, in elenchi tenuti da
pubbliche amministrazioni;
l) appartenenza ad ordini professionali;
m) titolo di studio, esami sostenuti;
n) qualifica professionale posseduta, titolo di
specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di
qualificazione tecnica;
o) situazione reddituale o economica anche ai
fini della concessione dei benefìci di qualsiasi tipo previsti da leggi
speciali;
p) assolvimento di specifici obblighi
contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;
q) possesso e numero del codice fiscale, della
partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe
tributaria;
r) stato di disoccupazione;
s) qualità di pensionato e categoria di
pensione;
t) qualità di studente;
u) qualità di legale rappresentante di persone
fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
v) iscrizione presso associazioni o formazioni
sociali di qualsiasi tipo;
z) tutte le situazioni relative all'adempimento
degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio
matricolare dello stato di servizio;
aa) di non aver riportato condanne penali e di
non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione
di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti
amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente
normativa;
bb) di non essere a conoscenza di essere
sottoposto a procedimenti penali;
cc) qualità di vivenza a carico;
dd) tutti i dati a diretta conoscenza
dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;
ee) di non trovarsi in stato di liquidazione o di
fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.
Articolo 47 (R)
Dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà.
1. L'atto di notorietà concernente stati, qualità
personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato è
sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo con la
osservanza delle modalità di cui all'articolo 38. (R)
2. La dichiarazione resa nell'interesse proprio del
dichiarante può riguardare anche stati, qualità personali e fatti
relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza.
3. Fatte salve le eccezioni espressamente previste
per legge, nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i
concessionari di pubblici servizi, tutti gli stati, le qualità
personali e i fatti non espressamente indicati nell'articolo 46 sono
comprovati dall'interessato mediante la dichiarazione sostitutiva di
atto di notorietà.
4. Salvo il caso in cui la legge preveda
espressamente che la denuncia all'Autorità di Polizia Giudiziaria è
presupposto necessario per attivare il procedimento amministrativo di
rilascio del duplicato di documenti di riconoscimento o comunque
attestanti stati e qualità personali dell'interessato, lo smarrimento
dei documenti medesimi è comprovato da chi ne richiede il duplicato
mediante dichiarazione sostitutiva.
Articolo 48 (R)
Disposizioni generali in materia di dichiarazioni
sostitutive.
1. Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa
validità temporale degli atti che sostituiscono.
2. Le singole amministrazioni predispongono i moduli
necessari per la redazione delle dichiarazioni sostitutive, che gli
interessati hanno difficoltà di utilizzare. Nei moduli per la
presentazione della dichiarazioni sostitutive le amministrazioni
inseriscono il richiamo alle sanzioni penali previste dall'articolo 76,
per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci ivi indicate.
Il modulo contiene anche l'informativa di cui all'articolo 10 della
legge 31 dicembre 1996, n. 675.
3. In tutti i casi in cui sono ammesse le
dichiarazioni sostitutive, le singole amministrazioni inseriscono la
relativa formula nei moduli per le istanze.
Articolo 49 (R)
Limiti di utilizzo delle misure di semplificazione.
1. I certificati medici, sanitari, veterinari, di
origine, di conformità CE, di marchi o brevetti non possono essere
sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della
normativa di settore.
2. Tutti i certificati medici e sanitari richiesti
dalle istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica di
attività sportive dal parte dei propri alunni sono sostituiti con un
unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica di attività
sportive rilasciato dal medico di base con validità per l'intero anno
scolastico.
Capo IV - Sistema di gestione informatica dei
documenti
Sezione I - Disposizioni sulla gestione informatica
dei documenti
Articolo 50 (R)
Attuazione dei sistemi.
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono ad
introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati
progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in
attuazione delle disposizioni del presente testo unico.
2. Le pubbliche amministrazioni predispongono
appositi progetti esecutivi per la sostituzione dei registri di
protocollo cartacei con sistemi informatici conformi alle disposizioni
del presente testo unico.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il
1° gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi
automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei
procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del
presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della
riservatezza dei dati personali, nonché dell'articolo 15, comma 2,
della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di
attuazione.
4. Ciascuna amministrazione individua, nell'àmbito
del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della
gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative
omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e
archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.
5. Le amministrazioni centrali dello Stato provvedono
alla gestione informatica dei documenti presso gli uffici di
registrazione di protocollo già esistenti alla data di entrata in
vigore del presente testo unico presso le direzioni generali e le grandi
ripartizione che a queste corrispondono, i dipartimenti, gli uffici
centrali di bilancio, le segreterie di gabinetto.
Articolo 51 (R)
Sviluppo dei sistemi informativi delle pubbliche
amministrazioni.
1. Le pubbliche amministrazioni adottano un piano di
sviluppo dei sistemi informativi automatizzati in attuazione delle
disposizioni del presente testo unico e secondo le norme tecniche
definite dall'Autorità per l'informatica della pubblica
amministrazione.
2. Le pubbliche amministrazioni provvedono a
realizzare o revisionare sistemi informativi finalizzati alla totale
automazione delle fasi di produzione, gestione, diffusione ed
utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti ed atti in
conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle
disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati
personali.
3. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini
di rapporto tra costi e benefìci il recupero su supporto informatico
dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o
opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei
conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi
informatici.
Articolo 52 (R)
Il sistema di gestione informatica dei documenti.
1. Il sistema di gestione informatica dei documenti,
in forma abbreviata "sistema" deve:
a) garantire la sicurezza e l'integrità del
sistema;
b) garantire la corretta e puntuale registrazione
di protocollo dei documenti in entrata e in uscita;
c) fornire informazioni sul collegamento
esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i
documenti della stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali;
d) consentire il reperimento delle informazioni
riguardanti i documenti registrati;
e) consentire, in condizioni di sicurezza,
l'accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti
interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle
persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
f) garantire la corretta organizzazione dei
documenti nell'àmbito del sistema di classificazione d'archivio
adottato.
Articolo 53 (R)
Registrazione di protocollo.
1. La registrazione di protocollo per ogni documento
ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata
mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:
a) numero di protocollo del documento generato
automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata
automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in
alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti,
registrati in forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non
modificabile;
e) data e protocollo del documento ricevuto, se
disponibili;
f) l'impronta del documento informatico, se
trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli
binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata
in forma non modificabile;
2. Il sistema deve consentire la produzione del
registro giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle
informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo
dell'arco di uno stesso giorno.
3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni
di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica
soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da
parte dell'operatore, garantendo la completezza dell'intera operazione
di modifica e registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri, su proposta dell'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica,
sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle
informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.
5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i
documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti
informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini
ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di
ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici,
gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i
materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti
già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.
Articolo 54 (R)
Informazioni annullate o modificate.
1. Le informazioni non modificabili di cui
all'articolo 53 lett. a), b), c), d), e)
e f) sono annullabili con la procedura di cui al presente
articolo. Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella
base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla
procedura.
2. La procedura per indicare l'annullamento riporta,
secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione, sempre visibile e
tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni
originarie unitamente alla data, all'identificativo dell'operatore ed
agli estremi del provvedimento d'autorizzazione.
Articolo 55 (R)
Segnatura del protocollo.
1. La segnatura di protocollo è l'apposizione o
l'associazione all'originale del documento, in forma permanente non
modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa
consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le
informazioni minime previste sono:
a) il progressivo di protocollo, secondo il
formato disciplinato all'articolo 57;
b) la data di protocollo;
c) l'identificazione in forma sintetica
dell'amministrazione o dell'area organizzativa individuata ai sensi
dell'articolo 50, comma 4.
2. L'operazione di segnatura di protocollo va
effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di
protocollo.
3. L'operazione di segnatura di protocollo può
includere il codice identificativo dell'ufficio cui il documento è
assegnato o il codice dell'ufficio che ha prodotto il documento,
l'indice di classificazione del documento e ogni altra informazione
utile o necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili già al
momento della registrazione di protocollo.
4. Quando il documento è indirizzato ad altre
amministrazioni ed è formato e trasmesso con strumenti informatici, la
segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni di
registrazione del documento. L'amministrazione che riceve il documento
informatico può utilizzare tali informazioni per autorizzare le
operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto.
5. Con Decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri, su proposta dell'Autorità per l'informatica nella pubblica
Amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica,
sono stabiliti il formato e la struttura delle informazioni associate al
documento informatico ai sensi del comma 4.
Articolo 56 (R)
Operazioni ed informazioni minime del sistema di
gestione informatica dei documenti.
1. Le operazioni di registrazione indicate
all'articolo 53 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui
all'articolo 55 nonché le operazioni di classificazione costituiscono
operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di
gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche
amministrazioni.
Articolo 57 (R)
Numero di protocollo.
1. Il numero di protocollo è progressivo e
costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata
ogni anno solare.
Sezione II - Accesso ai documenti e alle informazioni
del sistema
Articolo 58 (R)
Funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni
del sistema.
1. L'accesso al sistema da parte degli utenti
appartenenti all'Amministrazione, nonché la ricerca, la visualizzazione
e la stampa di tutte le informazioni relative alla gestione dei
documenti sono disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal
responsabile della tenuta del servizio di cui all'articolo 61.
2. La ricerca delle informazioni del sistema è
effettuata secondo criteri di selezione basati su tutti i tipi di
informazioni registrate. I criteri di selezione possono essere
costituiti da espressioni semplici o da combinazioni di espressioni
legate tra loro per mezzo di operatori logici. Per le informazioni
costituite da testi deve essere possibile la specificazione delle
condizioni di ricerca sulle singole parole o parti di parole contenute
nel testo.
3. Il sistema deve offrire la possibilità di
elaborazioni statistiche sulle informazioni registrate allo scopo di
favorire le attività di controllo.
Articolo 59 (R)
Accesso esterno.
1. Per l'esercizio del diritto di accesso ai
documenti amministrativi, possono essere utilizzate tutte le
informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti anche
mediante l'impiego di procedure applicative operanti al di fuori del
sistema e strumenti che consentono l'acquisizione diretta delle
informazioni da parte dell'interessato.
2. A tal fine le pubbliche amministrazioni
determinano, nel rispetto delle disposizioni di legge sulla tutela della
riservatezza dei dati personali, e nell'àmbito delle misure
organizzative volte ad assicurare il diritto di accesso ai documenti
amministrativi i criteri tecnici ed organizzativi per l'impiego, anche
per via telematica, del sistema di gestione informatica dei documenti
per il reperimento, la visualizzazione e la stampa delle informazioni e
dei documenti.
3. Nel caso di accesso effettuato mediante strumenti
che consentono l'acquisizione diretta delle informazioni e dei documenti
da parte dell'interessato, le misure organizzative e le norme tecniche
indicate al comma 2 determinano, altresì, le modalità di
identificazione del soggetto anche mediante l'impiego di strumenti
informatici per la firma digitale del documento informatico, come
disciplinati dal presente testo unico.
4. Nel caso di accesso effettuato da soggetti non
appartenenti alla pubblica amministrazione possono utilizzarsi le
funzioni di ricerca e di visualizzazione delle informazioni e dei
documenti messe a disposizione - anche per via telematica - attraverso
gli uffici relazioni col pubblico.
Articolo 60 (R)
Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni.
1. Le pubbliche amministrazioni che, mediante proprie
applicazioni informatiche, accedono al sistema di gestione informatica
dei documenti delle grandi aree organizzative omogenee di cui al comma 4
dell'articolo 50, adottano le modalità di interconnessione stabilite
nell'àmbito delle norme e dei criteri tecnici emanati per la
realizzazione della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni.
2. Le pubbliche amministrazioni che accedono ai
sistemi di gestione informatica dei documenti attraverso la rete
unitaria delle pubbliche amministrazioni utilizzano funzioni minime e
comuni di accesso per ottenere le seguenti informazioni:
a) numero e data di registrazione di protocollo
dei documenti, ottenuti attraverso l'indicazione alternativa o congiunta
dell'oggetto, della data di spedizione, del mittente, del destinatario;
b) numero e data di registrazione di protocollo
del documento ricevuto, ottenuti attraverso l'indicazione della data e
del numero di protocollo attribuiti dall'amministrazione al documento
spedito;
3. Ai fini del presente articolo, le pubbliche
amministrazioni provvedono autonomamente, sulla base delle indicazioni
fornite dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione,
alla determinazione dei criteri tecnici ed organizzativi per l'accesso
ai documenti e alle informazioni del sistema di gestione informatica dei
documenti.
Sezione III - Tenuta e conservazione del sistema di
gestione dei documenti
Articolo 61 (R)
Servizio per la gestione informatica dei documenti dei
flussi documentali e degli archivi.
1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio
per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative
omogenee individuate ai sensi dell'articolo 50. Il servizio è posto
alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.
2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un
funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali e di
professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di
formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina
vigente.
3. Il servizio svolge i seguenti compiti:
a) attribuisce il livello di autorizzazione per
l'accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni
alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle
informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione
e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni
del presente testo unico;
c) garantisce la corretta produzione e la
conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo
53;
d) cura che le funzionalità del sistema in caso
di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal
blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;
e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e
63, in luoghi sicuri differenti;
f) garantisce il buon funzionamento degli
strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di
protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse
le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e le attività
di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69;
g) autorizza le operazioni di annullamento di cui
all'articolo 54;
h) vigila sull'osservanza delle disposizioni del
presente regolamento da parte del personale autorizzato e degli
incaricati.
Articolo 62 (R)
Procedure di salvataggio e conservazione delle
informazioni del sistema.
1. Il responsabile per la tutela del sistema di
gestione informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione
delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico
rimovibile.
2. È consentito il trasferimento su supporto
informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai
fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.
3. Le informazioni trasferite sono sempre
consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del sistema di
gestione informatica dei documenti dispone, in relazione all'evoluzione
delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno
quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo
informatico su nuovi supporti informatici.
4. Le informazioni relative alla gestione informatica
dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di
indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle
procedure di conservazione sostitutiva.
Articolo 63 (R)
Registro di emergenza.
1. Il responsabile del servizio per la tenuta del
protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli
archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di
registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza, ogni
qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale
procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la
causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e
l'ora del ripristino delle funzionalità del sistema.
2. Qualora l'impossibilità di utilizzare la
procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di
eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo può
autorizzare l'uso del registro di emergenza per periodi successivi di
non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli
estremi del provvedimento di autorizzazione.
3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è
riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni
registrate manualmente.
4. La sequenza numerica utilizzata su un registro di
emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque
garantire l'identificazione univoca dei documenti registrati nell'àmbito
del sistema documentario dell'area organizzativa omogenea.
5. Le informazioni relative ai documenti protocollati
in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando
un'apposita funzione di recupero dati, senza ritardo al ripristino delle
funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun
documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di
protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere
stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.
Sezione IV - Sistema di gestione dei flussi
documentali
Articolo 64 (R)
Sistema di gestione dei flussi documentali.
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine
alla gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi
informativi automatizzati, valutando i relativi progetti in termini di
rapporto tra costi e benefìci, sulla base delle indicazioni fornite
dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione.
2. I sistemi per la gestione dei flussi documentali
che includono i procedimenti amministrativi di cui al comma 1 è
finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti
conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicità, di
efficacia dell'azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla
legge.
3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali
include il sistema di gestione informatica dei documenti.
4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in
modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di
attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi
procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d'archivio per
tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di
protocollo.
Articolo 65 (R)
Requisiti del sistema per la gestione dei flussi
documentali.
1. Oltre a possedere i requisiti indicati
all'articolo 52, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve:
a) fornire informazioni sul legame esistente tra
ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento
cui esso è associato;
b) consente il rapido reperimento delle
informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo
responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento;
c) fornire informazioni statistiche
sull'attività dell'ufficio;
d) consentire lo scambio di informazioni con
sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni
al fine di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti
complessi.
Articolo 66 (R)
Specificazione delle informazioni previste dal sistema
di gestione dei flussi documentali.
1. Le regole tecniche, i criteri e le specifiche
delle informazioni previste, delle operazioni di registrazione e del
formato dei dati relativi ai sistemi informatici per la gestione dei
flussi documentali sono specificate con decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità per l'informatica
nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro della
funzione pubblica.
Sezione V - Disposizioni sugli archivi
Articolo 67 (R)
Trasferimento dei documenti all'archivio di deposito.
1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del
servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede
a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti
conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna
amministrazione.
2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando
l'organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell'archivio
corrente.
3. Il responsabile del servizio per la gestione dei
flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco
dei fascicoli e delle serie trasferite nell'archivio di deposito.
Articolo 68 (R)
Disposizioni per la conservazione degli archivi.
1. Il servizio per la gestione dei flussi documentali
e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli
archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione
dei criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di
conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti
disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali e
successive modificazioni e integrazioni.
2. Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere
tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di
prelevamento.
3. Si applicano in ogni caso, per l'archiviazione e
la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di
legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
Articolo 69 (R)
Archivi storici.
1. I documenti selezionati per la conservazione
permanente sono trasferiti contestualmente agli strumenti che ne
garantiscono l'accesso, negli Archivi di Stato competenti per territorio
o nella separata sezione di archivio secondo quanto previsto dalle
vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.
Sezione VI - Attuazione ed aggiornamento dei sistemi
Articolo 70 (R)
Aggiornamenti del sistema.
1. Le pubbliche amministrazioni devono assicurare,
per ogni aggiornamento del sistema, il pieno recupero e la
riutilizzazione delle informazioni acquisite con le versioni precedenti.
Capo V - Controlli
Articolo 71 (L-R)
Modalità dei controlli.
1. Le amministrazioni procedenti sono tenute ad
effettuare idonei controlli, anche a campione, e in tutti i casi in cui
sorgono fondati dubbi, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive
di cui agli articoli 46 e 47.
2. I controlli riguardanti dichiarazioni sostitutive
di certificazione sono effettuati dall'amministrazione procedente con le
modalità di cui all'articolo 43 consultando direttamente gli archivi
dell'amministrazione certificante ovvero richiedendo alla medesima,
anche attraverso strumenti informatici o telematici, conferma scritta
della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri
da questa custoditi.
3. Qualora le dichiarazioni di cui agli articoli 46 e
47 presentino delle irregolarità o delle omissioni rilevabili
d'ufficio, non costituenti falsità, il funzionario competente a
ricevere la documentazione dà notizia all'interessato di tale
irregolarità. Questi è tenuto alla regolarizzazione o al completamento
della dichiarazione: in mancanza il procedimento non ha seguito.
4. (Vedi l'art. 71, comma 4, D.Lgs. 28 dicembre 2000,
n. 443).
Articolo 72 (R)
Responsabilità dei controlli.
1. Ai fini dei controlli di cui all'articolo 71 le
amministrazioni certificanti individuano e rendono note le misure
organizzative adottate per l'efficiente, efficace e tempestiva
esecuzione dei controlli medesimi e le modalità per la loro esecuzione.
2. La mancata risposta alle richieste di controllo
entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d'ufficio.
Capo VI - Sanzioni
Articolo 73 (R)
Assenza di responsabilità della pubblica
amministrazione.
1. Le Pubbliche amministrazioni e i loro dipendenti,
salvi i casi di dolo o colpa grave, sono esenti da ogni responsabilità
per gli atti emanati, quando l'emanazione sia conseguenza di false
dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non più
rispondenti a verità, prodotti dall'interessato o da terzi.
Articolo 74 (L-R)
Violazione dei doveri d'ufficio.
1. (Vedi l'art. 74, comma 1, D.Lgs. 28
dicembre 2000, n. 443).
2. Costituiscono altresì violazioni dei doveri
d'ufficio:
a) la richiesta di certificati o di atti di
notorietà nei casi in cui ai sensi dell'articolo 43, ci sia l'obbligo
del dipendente di accettare la dichiarazione sostitutiva;
b) il rifiuto da parte del dipendente addetto di
accettare l'attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante
l'esibizione di un documento di riconoscimento;
c) la richiesta e la produzione, da parte
rispettivamente degli ufficiali di stato civile e dei direttori
sanitari, del certificato di assistenza al parto ai fini della
formazione dell'atto di nascita.
Articolo 75 (R)
Decadenza dei benefìci.
1. Fermo restando quanto previsto dall'articolo 76,
qualora dal controllo di cui all'articolo 71 emerga la non veridicità
del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefìci
eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base della
dichiarazione non veritiera.
Articolo 76 (L)
Norme penali.
(Vedi l'art. 76, D.Lgs. 28 dicembre 2000, n.
443).
Capo VII - Disposizioni finali
Articolo 77 (L-R)
Norme abrogate.
1. (Vedi l'art. 77, comma 1, D.Lgs. 28
dicembre 2000, n. 443).
2. Sono altresì abrogati: il D.P.R. 10 novembre
1997, n. 513; il D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 403; il D.P.R. 20 ottobre
1998, n. 428; i commi 2 e 3 dell'articolo 37 del D.P.R. 30 maggio 1989,
n. 223.
Articolo 78 (L-R)
Norme che rimangono in vigore.
1. Dalla data di entrata in vigore del presente testo
unico restano comunque in vigore:
a) tutte le disposizioni legislative e
regolamenti vigenti in materia di trasmissione delle dichiarazioni
fiscali di cui al D.P.R. 22 luglio 1998, n. 322, al D.P.R. 14 ottobre
1999, n. 542, al D.P.R. 10 marzo 2000, n. 100, al decreto direttoriale
31 luglio 1998, al decreto direttoriale 29 marzo 2000, al D.M. 31 maggio
1999, n. 164 e le disposizioni di cui al decreto legislativo 31 marzo
1998, n. 109 concernenti la dichiarazione sostitutiva unica per la
determinazione dell'indicatore della situazione economica equivalente
dei soggetti che richiedono prestazioni sociali agevolate;
b) il D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642 in materia
di imposta di bollo;
c) gli articoli 18 e 30 della legge 7 agosto
1990, n. 241;
d) l'articolo 2, comma 15, secondo periodo della
legge 24 dicembre 1993, n. 537;
e) le disposizioni in materia di dati personali
di cui alla legge 31 dicembre 1996, n. 675 e ai decreti legislativi
adottati in attuazione delle L. 31 dicembre 1996, n. 676 e L. 6 ottobre
1998, n. 344;
f) fino alla loro sostituzione, i regolamenti
ministeriali, le direttive e i decreti ministeriali a contenuto
generale, nonché le regole tecniche già emanate alla data di entrata
in vigore del presente testo unico;
g) tutte le disposizioni legislative in materia
di conservazione di beni archivistici di cui al capo II del D.Lgs. 29
ottobre 1999, n. 490.
2. Per le forze di polizia, restano in vigore, con
riferimento agli articoli 43, comma 4, 59 e 60, le particolari
disposizioni di legge e di regolamento concernenti i trattamenti di dati
personali da parte delle forze dell'ordine, ai sensi dell'articolo 4
legge 31 dicembre 1996, n. 675.
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